ISO Uluslararası Standartlar Organizasyonudur. Standard tüm Dünya'da özellikle ölçülebilir durumları eşitlemek belirli bir norm ya da gerekliliği belirtmek amacıyla kullanılan, belirli boyutlarda, belirli bir tipe uygun olarak yapılmış ya da ayrılmış olan belirli ölçülere, yasaya, kullanıma uygun olan demektir. Çünkü her kuruluş kendisine özgü çalışma saatleri standartlarını belirlemektedir. Ancak bu standart belirlemenin yasalar ile müsaade edilen çalışma sürelerinin dışına çıkmaz.
ISO'nun kurulma hedefi çeşitli ülkelerde, çeşitli sektörlerde [endüstride] uygulanan farklı yönetim uygulamalarını ortak bir dizi kural ile aynı çerçeveye alarak tüm Dünya'da kuruluşların bu ortak yönetim yapısında faaliyet göstermesini sağlamaktı. İşte ISO 9001 standartı bu yol ve yöntemleri yani ortak ve kurumsal bir yapılanmanın nasıl olacağını gösteren yazılı kılavuz, rehber ve yol haritasıdır. Çünkü 9001 belgesi almak ve KYS uygulamak isteyen her büyüklükteki kuruluş için kurumsallığa giden haritada bu standard işletmelere yol gösterici olacaktır. ISO 9001 belgesi; bu standartta istenen ölçütlere uygun bir yönetim sistemi kurma sonrasında denetime girerek 'evet bu firma bu standard şartlarına uygun olarak yönetilmektedir' onayını aldığımız gönüllü bir sertifikadır.
Kalite Yönetim Sistemi, kaliteyi sabit tutabilmek ve yönetmek amacıyla ISO 9001 standartının gereklerine uygun, kendi kuruluşumuza proseslerine uygun bir sistem oluşturmaktır.
Firmaların ISO 9001 belgesini tanımaları ya bir kamu ihalesi için veya ihracat firmasının talebi iledir. Bu süreçte danışmanlık ve belgelendirme fiyat teklifleri alınır.
Öncelikle kuruluşların ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemini firmalarında standartın gerekliliklerine uygun kurmaları ve uygulamaları gerekir.
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemini uygulamak için standartını almalısınız. TSE'nin standard arama sayfasından ISO 9001 standartını satın alabilirsiniz. Birde ISO 9002 size ISO 9001'in nasıl kurulacağını açıklayan kılavuz standardı alabilirsiniz.
Standartı okuduğunuzda hiçbir şey anlamaz yapamayacağınızı düşündüğünüzde o halde ISO 9001 eğitimi almalısınız. Eğitim size yeterli gelmediyse ve zamanınız yoksa sizin yerinize kuruluşta ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemini kurmak [yönlendirmek] üzere bir danışmanlık firmasıyla anlaşabilirsiniz.
ISO 9001 Kalite Yönetim Sisteminin temel hedefi müşteri memnuniyeti sağlamak ve sürdürmektir. Müşteri Odaklılık yaklaşımının sonucu, bunu prensip edinen ve daha önemlisi gerçeğe dönüştürebilen firmaların kazançlı büyüme, pazar payında ve müşteri bağlılığında yükselme gibi stratejik hedeflerine ulaşmada daha başarılı olduğunu söylemek mümkündür.
Kuruluşların ISO 9001 belgesi sürecinde almaları gereken bazı eğitimler bulunmaktadır.
ISO 9001 Dışarıdan/Danışmandan tedarik edilecek eğitimler
ISO 9001 alınırken “Müşteri İlişkileri Prosesi” oluşturulmalı, bu prosedür kapsamında müşterilerin tanınması ve gruplandırılarak bundan sonraki tüm ürün ve hizmet sunum süreçlerinde özellikle müşteri ilişki¬lerinde farklılık meydana getirilmesi önem taşımaktadır.
Bu durum "ISO 9001 gibi bir yönetim anlayışının" kurumlarda doğru anlaşılarak entegrasyonunun sağlanması ile mümkün olabilmektedir.
Firmalar gerekli yönetim ve arşiv alt yapısını kurup, müşteri hizmetlerine yönelik uygulama ve prosesleri sağladıklarında ve müşteri bilgilerini tutmaya başladıklarında bu bilgilerden geniş kapsamlı olarak faydalanabileceklerdir.
ISO 9001 Kalite Belgesi tek bir amaca odaklanır; "Müşteri Memnuniyeti":
Müşteri Memnuniyetini hedeflenen düzeye getiremeyen veya mevcut yerinin korunmasını sağlayamayan Kalite Yönetim Sistemini en başından detaylıca ele almalıdır.
ISO 9001 Kalite belgesi 2015 revizyonuyla; değişen günümüz ihtiyaçlarına uyum sağlamıştır. Gereksiz doküman yoğunluğu azaltılmış. Hareket ve esneklik yeteneği güçlenmiştir. ISO 9001:2015 revizyon standardı çok daha beğenilecek yapıya kavuşmuştur.
ISO Kalite Belgeleri ÜÇ yıllık geçerlilik süresiyle verilmektedir. Her yıl ara tetkikler yapılarak yenilenmektedir. Almış olduğunuz "ISO 9001 belgesinin ara ödemesi" ve "ISO 9001 denetimleri" yapılmaz ise hem belgeleriniz iptal edilir hem de mevcut "ISO 9001 belgelerinizi iade" etmeniz gerekir.
Eğer 3 yıl boyunca düzenli ve sorunsuz olarak ara denetim tutarlarını ödemişseniz ve ara denetimlerde problem olabilecek büyük sıkıntılar olmamışsa 3 yıl sona erdiğinde ara denetim tutarına yakın bir bedelle belgenizi yeniden alabilirsiniz.
Standart gereklerini yerine getirmişseniz alabilirsiniz. Fakat sisteminiz yoksa belgelendirme kuruluşu denetim yapamayacaktır. "ISO 9001 dokümantasyonu" nuz hazır olmalı, Uygulama klasörünüz hazır olmalı. Belgelendirme firması bu dosyalardan denetimi yapar. Dosya yok ise denetlemezsiniz.
"ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgesidir" , daha fazla yönetimsel bakış açınız ile ilgilenmekte ve müşteri odaklı kurumsal yapı oluşturmak üzere kurulumu hedeflenmektedir. Üretim kalitesini etkileyen durumlar ve maliyeti yükselten, kaliteyi düşüren problemler olmadıkça ve yasal şartları karşıladıkça "ISO 9001 belgesi almada" bir maliyet artışı olmaz.
ISO 9001 gibi uluslararası standartlar kişilerin kafalarında taşımakta oldukları bu sistemleri bugün artık bilgisayar ortamına dökmelerini sağlar. Sorgulama ve algı yeteneklerini geliştirmeleri için yol gösterir. Bu gösterilen yollar ise uzun yılların samimi çalışmaları sonucu uzman bir ekip tarafından meydana getirilmiştir. Azalmakta olan pazar paylarının en temel nedeni artmakta olan talep ve parasal güç ile aynı sektörde kurulan yüzlerce yeni firmadır.
Yeni fikirler yeni ufuklara yelken açmanızı sağlar. Çalışanlarınızın fikirlerine önem verin. Düşünce ve önerilerini size iletmeleri için "öneri şikayet kutuları" oluşturun. Ya da özel bir mail adresi tanımlayın. Size kazanç sağlayan önerileri ödüllendirin! Sadece dışarıya değil asıl başarıyı içeriye yaptığınız yatırımlar getirir.
ISO belgesi almak için sonuç olarak ve performansında ölçülebilir ve kalıcı ilerleme kaydetmek amacıyla stratejinizi iyi belirleyin. Profesyonel kurumlar ile eğitim ve danışmanlık bağlantınızı koparmayın.
ISO 9001 belgesi ürünlere verilmez. Yönetime verilir. Siz ürün üreten firma olsanız bile ISO 9001 ürünlere değil, süreçlere verilen bir belgedir. Uygulamalara verilir. ISO 9001 belgesi almış bir firmanın ürünleri değil yönetim anlayışı kalitelidir. Bu doğal olarak vaat edilen ürünün aynı kalite düzeyinde alınmasının da referansı olacaktır. Herhangi bir yatırımcı yasal şartlar dahilinde bir ürünün 2. Hatta 3. Kalite olanını üretmek bu alana yatırım yapmak isteyebilir. Her kuruluş gibi bu firmada ISO kalite belgelerini alabilir. Önemli olan üretimde kalite ve sürekliliğin sağlanmasıdır.
ISO 9001 belgesi almanın çalışan üzerindeki etkileri çoğu zaman pek memnuniyetle karşılanmamaktadır. Bu nedenle ISO 9001 belgesi almadan önce, belgelendirme aşamalarında ve sonrasında süreçleri daha keyifli bir motivasyon seviyesine çekmek faydalı olacaktır. Çalışanlara katıldıkları eğitimlere dair kariyerleri adına mutlaka eğitim sertifikaları verilmelidir.
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ile başarılı olabilmek için düzgün bir sistem yapısı oluşturulmalı, işlevsel olmasına dikkat etmeli ve sürekli geliştirmeye katkıda bulunmalıdır.
Kaliteyi neden yönetmek gerekiyor? Aslında ISO 9001 standartının uygulandığı firmalarda anlık olarak kalite yönetim değil süreçsel olarak devinim içinde yer alan akıştan söz edilebilir. Yani; siz müşteri ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılamak üzere tedarikten müşteriye kadar her basamağı yeterince doğru ve akıcı biçimde organize ettiğinizde netice olarak kaliteyi de yönetiyor olursunuz.
AMAÇ : Firmanın ISO 9001:2015 standardına uygun olarak yabancı bir belgelendirme kuruluşundan belgelendirilmesini sağlamak.
ÇALIŞMANIN AŞAMALARI :
1. Kuruluşun Organizasyon yapısı incelenecek ve gerekli eleman / elemanlar tespit edilerek temini istenecektir. Özellikle prosesinizi iyi bilen üniversite mezunu bir arkadaşa Kaliteden Sorumlu bir temsilciye ihtiyaç vardır.
2. Kuruluş Kalite imkanları araştırılıp geliştirilecek. Sisteme uygun hale getirilecektir.
3. Kuruluşun varsa daha önceden hazırlanmış güncel kullanımda ya da ISO9001:2015 gereği hazırlanmış dokümanları incelenip standarda uygun hale getirilecektir.
4. Tüm işlemlerin nasıl, kim tarafından, hangi sıklıkta yapılıp, gerekli kayıtların tutulacağı prosedürler ve formlar oluşturulacaktır.
5. Tüm işletmenin yaptığı faaliyetler – işlemler talimatlarla belirtilecektir.
6. Tüm işletmenin kalibrasyon, kalite, eğitim ,iç tetkik, tedarikçi değerlendirme vb. planları yapılacaktır.
8. Kalite sisteminin doğru çalıştığı gözlemlenerek varsa gözden kaçmış gelişmeye açık konular saptamak ve düzeltici faaliyetler gerçekleştirmek amacıyla yılda 1 kez iç kalite tetkiki yapılacaktır.
9. Yönetim varolan rutin toplantıları yanında, yılda bir kez tüm yılı ISO9001:2015 uygulamaları bazında irdeleyen Yönetimin Gözden Geçirme toplantılarını gerçekleştirerek, önceden belirlenen hedeflerin ulaştığı nokta ve yeni hedeflerini saptayacaktır.
Tüm işletme faaliyetleri proses olarak irdelenip, firmaya katma değeri her aşamada gözden geçirilecektir. Özellikle işlemediği düşünülen yada işlerken sürekli darboğazlar yaratan prosesler sistematik olarak tüm paydaşlarla masaya yatırılacak ve gerekli kritiklerle iyileştirilmesi sağlanacak.
Firma, tüm bu çalışmaları tamamladığında Kalite Sistemini anahatları ile kurmuş demektir. ISO9001:2015 Kalite Belgelerini verecek belge kuruluşlarından teklifler alınacak, denetim başlatılacak. Uygun bulunduğu taktirde 3 yıllık süre için her yıl kontrol edilmek şartıyla belge sahibi olacak.
1. Çalışmalar belirlenen günlerde bir uzmanın katılması ile sürdürülecektir.
2. Uzmanın gelmediği haftalarda uzmanın tespit ettiği çalışmalar, görevli arkadaşlar tarafından yerine getirilecektir.
3. Çalışmalar her hafta, hafta da bir gün uzman ve kuruluş çalışanın saptayacağı günlerde gerçekleştirilecektir.
4. Çalışma süresi 34 ay arasıdır. Ayda 4 gün uzman gelecektir. Rutin dışında gelmelerle 15 – 20 işgünü çalışma gerçekleştirilecektir.
Girdileri çıktılara dönüştüren birbirleriyle ilgili veya etkileşimli faaliyetler takımı.
Bir prosesin sonucu.
Birbirleriyle ilişkili veya etkileşimli elemanlar takımı.
Politika ve hedefleri oluşturma ve bu hedefleri başarma sistemi.
Yönetim tarafından resmi olarak ifade edilen kalite ile ilgili bütün amaçları.
Bir kuruluşun kalite bakımından idare ve kontrolü için koordine edilmiş faaliyetler.
Şartların yerine getirilmesi yeteneğini arttırmak için tekrar edilen faaliyet.
Elde edilen sonuç ile kullanılan kaynaklar arasındaki ilişki
Görev Tanımı bilimsel yönetimin verim gücü ve kaliteyi artırmak için öngördüğü ilk önemli şartlardandır. Görev tanımları, belirlenmiş ve netleştirilmiş görevlerin, kişilerin verimi ve kaliteyi artırmaları için yazılmaları gerekir. İşletmelerin topyekûn amaçlarına ulaşmaları için en uygun bölümlenmeyi, en tepeden başlayarak, ilk kademelere kadar çalışacak insanların yapmaları gereken işleri açıklar. Hemen her sektörde ve firmada yaptıkları işler daha belirgin, sınırlı ve mevzuat ile açıklanmış olan mali konularda bile görev tanımları yoksa veya bu görevler yazılı olarak belirtilmemişse uygulamalarda ciddi eksiklik ve hatalar oluşabilmektedir. Günümüzde pek çok işletme, Görev Tanımı olarak, çok genel ve çok yüzeysel bazı tanımları yeterli zannetmekte ve bu durum maalesef aşağıda saydığım sonuçları doğurmaktadır.
1- Satış Temsilcisi kendi müşterilerinin yaptıkları ciroları her ay sonunda dikkate alarak, başta en büyük müşterileri olmak üzere, her bir müşterisinin satın alma eğilimini dikkate alır. Kayda değer değişiklikler olduğunda, dikkatlice gereken müdahaleyi yapar.
2- Depo Yöneticisi periyodik aralıklarla (Yılda en az iki kez olmak üzere) depoya giren ve çıkan ürünlerin yoğunluğunu dikkate alarak, ürünlerin depolama adreslerini daha ergonomik ve hızlı olacak şekilde değiştirir. Bu değişiklikleri ERP Sistemi üzerinde de revize ederek, aranan ürünlerin ve yerlerin daha çabuk bulunmasını sağlar.
3- Üretim Sorumlusu, biriminde yapılacak bakım, onarım ve yeni tesis yatırımı / Montajı süresince buradaki çalışmaların, birimindeki diğer çalışmaları kötü yönde etkilememesi için, gereken önlemleri alır, perdeleme yapar, benzer şekilde bu çalışmalarda iş kazası çıkmaması için birimindeki yangın ve / veya iş kazası önlemlerini önceden alır. Bu konuda ISG Uzmanı ile koordinasyon kurar.
KÂR ve KÂRLILIK nihai bir sonuçtur. Tatmin olmuş ve bağlanmış nihai müşterilerin yaratacağı mali performansın göstergesidir. Bu performans işletmenin bir bütün olarak çalışarak, her bir bölümünün hatta bölümlerin altındaki birimlerin bu müşteri tatminini sağlayacak düzende çalışması ile sağlanır. İşletmede gereksiz veya sonucu ölçülemeyen bir iş olmamalıdır. Sonucu müşteri tatminini sağlayacak her detay görev de yapılmaya ve takip edilmeye değerdir. Biz daima gördüğümüz için biliyoruz ki, görevlerini tam yapamayan veya detayı gözden kaçıran birim çalışanları, bu birim görece önemsiz(!) zannedilen bir birim ise dahi müşteri tatminini bozar. Zira ya tedarikte gecikilir, yok satılır veya müşteri bekletilir, ya önemli bir iş dururken başka bir işe veya soruna odaklanılıp, müşteri bir şekilde (istenmese de) ihmal edilir. Ya hatalı sevkiyat olur, ya hatalı fatura gider, depoda bir ürün varken, gözden kaçabilir. Görece daha kıdemli insanlar daha az kıdemi olanlara gereksiz ve hatta angarya bazı işler yükleyerek, yukarıda saydığım hata ve eksiklere yol açarlar, yangın ve iş kazaları gibi tehlikelerin ve bunların yaratacağı zararların önü açılır… İşte uygun ve profesyonel görev tanımları, tüm bu hataların azalmasına ve müşteri tatmininin artarak, şirketin devamının sağlanmasına ciddi katkılar sağlar.